La gestion des documents participe à la communication organisée.
Le document est envisagé comme un ensemble formé par un support et une information qui peut être lu par l’homme ou la machine.
La gestion documentaire recouvre les activités d’acquisition, de classement, de stockage et de diffusion des documents liés à l’activité de l’organisation. Des technologies rendent possible une dématérialisation des documents « papier » pour les intégrer dans le système de gestion électronique des documents produits et exploités au sein de l’organisation.
L’accès aux documents stockés est facilité par une classification et un rangement adaptés aux utilisations prévues.
La diffusion des documents, en interne comme en externe, mobilise les technologies de l’information et de la communication.
Toute production de document numérique prend en compte :
- des standards de présentation ;
- le nécessaire recours à un ou des logiciel(s) adapté(s) ;
- le respect de normes au moment de la production.
Les évolutions technologiques et l’évolution des langages de définition et de présentation des documents électroniques tendent à dissocier la structure (le plan), la forme (le style) et le fond (le sens) du document.
Limite : La programmation à l’aide d’un langage de description de documents n’est pas un objet d’enseignement.
La communication organisée autour d’une tâche, d’un
projet, avec interactivité des participants à chaque étape,
permet l’enrichissement des documents.
- Notion de document.
- Typologie de documents.
- Cycle de vie du document.
- Gestion électronique des documents.
- Sources des documents.
- Acquisition de documents papier.
- Critères et procédés de classement.
- Stockage.
- Portail de l’entreprise, sites Internet et Intranet.
-Production et enrichissement des documents :
- modèles de documents ;
- formats de documents électroniques ;
- langages de définition et de présentation de documents électroniques
;
- gestion des versions.
Notion de document
Le document peut prendre plusieurs formes en fonction de la
technologie employée. Le document électronique prend une place
prépondérante dans les organisations :
- la production de nouveaux documents est le plus souvent réalisée
sous forme numérique ;
- la mise à disposition de documents « papier » existants nécessite
une conversion numérique.
Le cycle de vie d’un document dépend de son utilité et de contraintes légales (fréquence d’accès au document, durée de vie en modification ou en consultation, durée légale et délais de forclusion, niveau de conservation des versions…).
Après l’inventaire des supports (permanents et temporaires) et des types d’information (orale, écrite, visuelle), le professeur présente quelques combinaisons possibles donnant naissance à des documents en usage dans des organisations. Les élèves découvrent ainsi la grande variété de documents que peut gérer une organisation. Les documents multimédias entrent dans le champ d’étude.
Gestion électronique de documents (GED)
L’appropriation des concepts liés aux fonctions de la GED s’effectue par la pratique.
Les élèves sont mis en situation :
- d’acquérir et définir l'aspect physique des documents en
tenant compte des besoins du lecteur et de son support de lecture
(numériser, utiliser un logiciel de reconnaissance optique de
caractères (OCR) ;
- d’indexer des documents ; l’indexation repose sur une
analyse conceptuelle de documents simples pour les décrire par
un ou plusieurs mots-clés. Il faut distinguer la description
formelle du document (type, auteur, date, etc.) à des fins de
classement, de la description par concepts permettant de décrire
son contenu (mots-clés). Les principaux ordres de classement
sont présentés. Le rangement ou mode de classement (approche
matérielle) est exclu ;
- de mettre à disposition : des documents, définir des modes d’organisation
et de mise à disposition des données et documents. Il s’agit
de construire une navigation et une organisation de stockage
logique, créer des liens hypertextes au sein de tous types de
documents et entre les documents, organiser sur un support de
stockage une arborescence en respectant un cahier des charges.
Production et enrichissement des documents numériques
La distinction entre la structure (le plan), la forme (le style) et le fond (le sens) du document contribue à l’élaboration raisonnée, par les élèves, de documents adaptés aux besoins et à la situation de communication. Elle correspond en même temps à l’évolution des langages de description des documents électroniques, de HTML à XML.
Tout document électronique doit être adapté au contexte de
sa mise à disposition de destinataires qui peuvent être divers.
Cela nécessite en conséquence de :
- respecter une charte graphique, des feuilles de styles et des
modèles ;
- adapter les documents aux formats de textes et d’images (formats
graphiques (tif), formats d’images (gif, bmp, jpeg, etc.),
formats de textes (pdf) ;
- produire les documents en prenant en compte leurs modes de
diffusion (écran, impression).
L’appropriation des concepts associés à la production et l’enrichissement des documents numériques est consolidée par la pratique : dans le cadre de leur scolarité et plus particulièrement de ce programme, seuls ou en équipes réduites, les élèves sont amenés concrètement à créer des modèles, utiliser des feuilles de styles, organiser leurs fichiers, stocker leur documents, utiliser méthodes et outils propres au travail collaboratif. Ils sont ainsi amenés à enrichir un même document et à en gérer les versions.
Tout travail de conception de documents respecte
obligatoirement les phases suivantes :
Analyse (forme et fond).. Réalisation.. Contrôle.
Quel que soit le document réalisé, l’approche technique relative à cette réalisation doit être précédée d’une analyse (objectifs de communication, finalités, structure, forme, fond du document, pertinence du support, de l’outil utilisé, etc.) et suivie d’un contrôle de qualité.
L’enseignement prend appui sur les possibilités offertes par les logiciels bureautiques (modèles, plans, feuilles de style) et par les langages de description des documents.
L’élève ne pratique aucune programmation à l’aide
d’un langage de description de documents. Cependant, à l’aide
des versions les plus récentes de nombreux logiciels, en
particulier de bureautique, recourrant au langage de description
de documents, il peut réaliser certaines activités. Par exemple
:
- l’observation et l’interprétation de la description
de documents simples réalisée à l’aide de langages spécialisés
(HTML et XML) ;
- la production et l’enrichissement de documents à l’aide
de logiciels de bureautique ;
- l’adaptation de documents à la norme de l’entreprise
dont la structure et le style sont déjà fournis ;
- l’adaptation d’un document source (XML, par exemple)
vers des présentations de formes différentes (document textuel,
rapport, plaquette, diaporama, etc.) dont les styles sont déjà
fournis.