La communication organisée contribue à la prise de décision, à l’action coordonnée de l’ensemble de ses acteurs et au dialogue social. Selon ses objectifs, la communication prend des formes différentes, favorables à une communication ascendante, descendante ou horizontale. L’approche des supports de communication privilégie donc l’objectif de communication, permettant un choix raisonné du support de communication le plus efficace.
La communication organisée vise à renforcer l’efficacité du système, par l’information de ses membres et par le développement de la participation et de l’adhésion du personnel aux objectifs de l’organisation.
A cet effet, dans la pratique courante, divers supports sont utilisés : exposé, boîte à idées, enquête interne, livret d’accueil, journal interne, tableau d’affichage.
Notes (de service, d’information), fiches de procédures, comptes rendus de réunions, courriers, courriels, sont les moyens les plus communs de la communication opérationnelle.
L’organisation peut mettre en place une communication globale afin de mettre en cohérence sa communication interne avec sa communication externe.
La communication externe s’adapte à des publics spécifiques : clients, fournisseurs, associés, banques, collectivités locales, associations…
Limites : Les supports de la communication organisée sont abordés par l’observation ; leur rédaction et réalisation s’opère en recourant aux logiciels appropriés. Les rapports et notes de synthèses sont simplement observés.
- Communication et décision.
- Communication et dialogue social.
- Communication et pratique opérationnelle.
- Communication globale.
- Communication et partenariat.
Alors que les phénomènes spontanés sont représentatifs d’enjeux de communication parfois inconscients, la communication organisée est réfléchie en termes d’image, d’objectifs, de documents, de procédures, etc.
L’étude des moyens de communication n’est pas exhaustive et doit mettre en évidence le rôle de chacun d’entre eux en fonction des objectifs de communication : aide à la décision, opérationnalisation coordonnée de sa mise en oeuvre, relations sociales.
C’est à partir de l’observation de pratiques réelles, de processus, de procédures et de documents, que l’on aborde cette partie du programme.
En ce qui concerne l’importance de la communication avec les partenaires de l’organisation, il peut être profitable d’impliquer les élèves dans les éventuelles actions de communication de l’établissement au sens large (administration, foyer socio-éducatif, association sportive, infirmerie…). Ce point permet aux élèves de produire sur divers supports des documents tels que des lettres commerciales, devis, factures. Dans le cadre de ces productions, les élèves doivent recourir de façon méthodique aux logiciels bureautiques adaptés.
Précautions : Il est intéressant de présenter la diversité des pratiques et d’éviter toute standardisation normative dans l’approche des documents d’entreprise.